Qu'est-ce que la marque NF Service ?

Pourquoi une marque NF Service pour les prestataires d'archivage ?

Les garanties

Les contrôles réguliers

Le secteur public

Comment obtenir la marque NF Service ?

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Quelle que soit votre activité, votre entreprise produit quotidiennement des flux d’informations. Avec plus de 40 ans d’expérience, les prestataires en archivage ne se contentent plus de stocker du papier, mais intègrent la gestion et la conservation de documents. La demande est croissante, diversifiée et exigeante. Pour y faire face, les professionnels de l’archivage réunis au sein de PAGE (Association des Prestataires en Archivage et Gestion Externalisée) se sont rapprochés d’AFNOR Certification et ont élaboré la marque NF Service Prestations d'archivage et de gestion externalisée de documents.

Créée en 2001, cette marque NF Service distingue les entreprises qui garantissent des prestations de qualité. Elle certifie des prestataires qui assurent une gestion complète du cycle de vie du document : de la prise en charge des archives, à leur conservation, leur insertion et leur élimination en passant par l’établissement de l’instrument de recherche.

La marque NF Service garantit notamment :

La maîtrise des prestations grâce à une organisation qualité performante et au respect des lois et des règlements en vigueur.
Le strict suivi des indicateurs de performance ainsi qu’une obligation de résultats.
La prévention des risques de détérioration des archives grâce au respect des règles de sécurité.
Des relations contractuelles clairement définies et des informations actualisées.
La préservation de la confidentialité grâce à des procédures adaptées et à du personnel astreint au secret professionnel.
La compétence du personnel en matière archivistique, assurée par une formation continue adaptée
L’évaluation et l’amélioration de la qualité du service : analyse des réclamations clients, audits internes, enquêtes de satisfaction des clients, actions correctives…

La certification NF Service Prestations d'archivage et de gestion externalisée de documents est attribuée pour 1 an la première année, puis pour 2 ans les années suivantes.

AFNOR Certification effectue des contrôles réguliers tous les ans, par des audits sur site et des contrôles documentaires.

Si le service n’est plus conforme aux caractéristiques fixées, AFNOR Certification retire la certification NF Service.

Toute utilisation abusive du logo NF Service fait l’objet de poursuite et est punie par la loi.

Un décret, publié en septembre 2009, a fait évoluer la réglementation sur la gestion des archives papier et électroniques des administrations et services publics.

Les donneurs d'ordres des administrations et services publics peuvent faire appel à des prestataires privés, qui auront été agrées par le Ministère de la Culture, pour la gestion et conservation de leurs archives.

Ces prestataires devront répondre à des normes définies dans un arrêté ministériel (NF Z 40 350, NF Z 42 013, OAIS). Les prestataires certifiés NF Service Prestations d'archivage et de gestion externalisée de documents pourront être agrées par l’Etat.